In Zeiten, wo das Angebot spezialisierter Softwarelösungen rasant zunimmt, gewinnt die Speicherung von Dokumenten und Daten in Datenräumen der nächsten Generation zunehmend an Bedeutung. Dabei bilden Dokumente die Basis für die Daten, die nicht nur pro Asset dargestellt werden sollen, sondern auch portfolioweit darstellbar und auswertbar werden. Es ist entscheidend, dass alle Stakeholder – vom Facility Management, über Architekten, Handwerker und Mieter bis zum Property-, Asset- und Portfoliomanager – in der Lage sind, ihre KPIs auf spezifischen Dashboards überwachen können. Die ausschließliche Nutzung von Datenräumen für Transaktionen und der zusätzliche Einsatz von ESG-Softwarelösungen sowie weiteren Anwendungen z.B. für das Berichtswesen ist im Hinblick auf die Informationsökonomie der Datenverarbeitung nicht zielführend. Eine ineffiziente Mehrfachspeicherung und die fehlenden Möglichkeiten zum Austausch untereinander führt zu hohen Kosten.
Früher galten Datenräume als unattraktive, aber notwendige Ablageorte für Dokumente ohne weitere Funktionalitäten und beinahe ausschließlich für die Transaktion bestimmt. Angesichts der zunehmenden Informationskomplexität und der steigenden Anforderungen an die Datenbereitstellung ist ein zunehmender Bedarf an strukturierten und transparenten Informationsmodellen mit funktionalen Verknüpfungen erkennbar. Dieser Bedarf betrifft insbesondere den Bereich der ESG-Themen, die im Übergang vom Dokumentenraum oder dem traditionellen Datenraum hin zum echten Datenraum eine zentrale Rolle einnehmen.
Es vergeht kaum ein Tag, an dem nicht eine Meldung zum Thema ESG in der Immobilienbranche veröffentlicht wird. Früher genügte es, einen Energieausweis ohne jegliche detaillierte Berechnungen in einem digitalen Dokumentenraum oder auf einem Fileserver hochzuladen. Das hat sich grundlegend geändert. Zertifizierungen, energetische Inspektionen kältetechnischer Anlagen, Dekarbonisierungsstrategien und die ESG-Gesamtstrategie spielen eine immer wichtigere Rolle. Daraus ergibt sich die Notwendigkeit einer transparenten und nachvollziehbaren Darstellung in digitalen Datenräumen. Das Bewertungsfeld „ESG“ darf nicht länger nur als einfacher Unterordner innerhalb einer Indexstruktur behandelt werden. Angesichts der damit verbundenen komplexen Informationsdichte muss fokussiert und für den Nutzer eine leicht verständliche Aufbereitung der Informationen in individuellen Dashboards möglich sein.
Die Auflösung starrer Strukturen von Vermieter- und Mieterinformationen zugunsten umfassender Informationsmodelle mit standardisierten Austauschformaten wird eine wesentliche Rolle bei der Risikoreduzierung im Bereich der Nachhaltigkeitsstrategien spielen. Um die Ziele zur Emissionsreduzierung und zur Entwicklung widerstandsfähiger Gebäude zu erreichen, ist ein Umdenken in Teilen der Branche erforderlich. Die Entwicklung eines Bewusstseins für eine nachhaltige Informationsökonomie wird ein entscheidender Baustein für das zukünftige Immobilienmanagement sein.
Datenraummodelle der nächsten Generation werden eine Auflösung dieser starren Strukturen mit sich bringen und vor allem nutzerorientierte Information zur Vervollständigung bereitstellen. Dabei ist die Kommunikation der Systeme untereinander ebenso selbstverständlich wie die Qualitätssicherung der Daten mit Angabe der Quellen, so dass jeder die erfassten Werte nachvollziehen und prüfen kann. „Datenverantwortung“ wird ein Schlüsselwort für die rechtssichere Berichterstattung mit Hilfe von Datenräumen. Die Beweise für die Richtigkeit der Daten liegen in den Dokumenten, die als Link den Daten hinterlegt sind.
Nicht zuletzt ist eine weitere Anforderung an moderner Datenraum-Software der nächsten Generation, dass eine übersichtliche und faire Preisstruktur auf Flatrate-Basis angeboten wird, so dass Assets diese Werkzeuge mit einem echten Preis-Leistungs-Vorteil nutzen können.
Von Holger Weber und Henry Fritzsche, x.project AG – die DOREE+ company